รู้จักกับ Senfos
Senfos เป็นโปรแกรมบริหารร้านค้าปลีกและค้าส่ง ครอบคลุมตั้งแต่การขายหน้าร้าน การซื้อสินค้า การดูแลสต็อก ลูกหนี้และเจ้าหนี้ ไปจนถึงรายงานสำหรับเจ้าของร้าน บทนี้อธิบายภาพรวมของระบบก่อนเริ่มติดตั้ง เพื่อให้คุณวางแผนได้ว่าจะติดตั้งโปรแกรมใดไว้ที่เครื่องไหน และควรเตรียมอะไรบ้าง
1.1 Senfos ช่วยงานร้านอย่างไร
หัวข้อที่มีชื่อว่า “1.1 Senfos ช่วยงานร้านอย่างไร”ข้อมูลทั้งหมดของร้านเก็บไว้ในฐานข้อมูลเพียงชุดเดียว ทุกเครื่องในร้านทั้งเครื่องขายหน้าร้านและคอมพิวเตอร์หลังร้านอ่านและบันทึกลงฐานข้อมูลชุดนี้ ตัวเลขที่ทุกคนเห็นจึงตรงกันเสมอ เช่น เมื่อแคชเชียร์ขายสินค้า สต็อกที่ฝ่ายจัดซื้อเห็นจะลดลงทันที และยอดขายจะปรากฏในรายงานของเจ้าของร้านโดยไม่ต้องส่งข้อมูลต่อกัน
ฐานข้อมูลอยู่ในความดูแลของร้านโดยตรง ติดตั้งไว้ที่คอมพิวเตอร์ของร้านเอง ไม่ได้ฝากไว้บนระบบของผู้อื่น
1.2 โปรแกรมในชุด 5 ตัว
หัวข้อที่มีชื่อว่า “1.2 โปรแกรมในชุด 5 ตัว”ตัวติดตั้งจะสร้างไอคอนบนหน้าจอให้ 5 ไอคอน แต่ละโปรแกรมมีหน้าที่ต่างกัน
| ชื่อไอคอน | หน้าที่ | ผู้ใช้งานหลัก | ติดตั้งที่เครื่องใด |
|---|---|---|---|
| Senfos | โปรแกรมหลังร้าน ข้อมูลสินค้า เอกสารซื้อขาย สต็อก รายงาน และการตั้งค่าทั้งหมด | เจ้าของร้าน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายบัญชี | เครื่องแม่ และเครื่องลูกที่ใช้งานหลังร้าน |
| Senfos POS | โปรแกรมขายหน้าร้าน | แคชเชียร์ หัวหน้ากะ | เครื่องขายหน้าร้าน |
| Senfos Database | ตั้งค่าการเชื่อมต่อฐานข้อมูล บอกโปรแกรมว่าฐานข้อมูลอยู่ที่เครื่องใด | ผู้ติดตั้งและผู้ดูแลระบบ | ทุกเครื่อง ใช้ตอนติดตั้งหรือย้ายเครื่อง |
| Senfos Update | อัพเดทโปรแกรมเป็นรุ่นใหม่ | ผู้ดูแลระบบ | เครื่องแม่เท่านั้น |
| Senfos Backup | ตั้งเวลาสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และกู้คืนข้อมูล | ผู้ดูแลระบบ | เครื่องแม่เท่านั้น |
ผู้ใช้งานทั่วไปจะใช้เพียง 2 โปรแกรมแรกในงานประจำวัน อีก 3 โปรแกรมใช้ตอนติดตั้ง อัพเดท และดูแลระบบ
1.3 เครื่องแม่และเครื่องลูก
หัวข้อที่มีชื่อว่า “1.3 เครื่องแม่และเครื่องลูก”คู่มือนี้เรียกคอมพิวเตอร์ในร้านเป็น 2 บทบาท
| บทบาท | ความหมาย | จำนวน |
|---|---|---|
| เครื่องแม่ | คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งฐานข้อมูลของร้าน และเก็บไฟล์โปรแกรมชุดหลัก ทุกเครื่องเชื่อมต่อมาที่เครื่องนี้ | 1 เครื่องต่อร้าน |
| เครื่องลูก | คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่เปิดโปรแกรมหลังร้านหรือโปรแกรมขายหน้าร้าน โดยใช้ฐานข้อมูลของเครื่องแม่ | ตามจำนวนที่ร้านใช้และสิทธิ์ที่ซื้อ |
เนื่องจากทุกเครื่องทำงานกับฐานข้อมูลที่เครื่องแม่ จึงมีข้อควรทราบ 3 ประการ
- เครื่องแม่ต้องเปิดอยู่เสมอระหว่างเวลาทำการ หากเครื่องแม่ปิดหรือหลุดจากเครือข่าย เครื่องลูกจะใช้งานไม่ได้
- การอัพเดทและการสำรองข้อมูลทำที่เครื่องแม่ เครื่องลูกจะได้โปรแกรมรุ่นใหม่ตามไปเองโดยไม่ต้องอัพเดททีละเครื่อง
- สาขาที่อยู่คนละสถานที่เชื่อมต่อเครื่องแม่ผ่านอินเทอร์เน็ต ในรุ่น Enterprise เครื่องของสาขาต้องเชื่อมต่อได้ตลอดเวลาที่ใช้งาน
สำหรับรุ่น Express ทุกอย่างอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว เครื่องนั้นจึงเป็นทั้งเครื่องแม่และเครื่องขายหน้าร้าน
1.4 รุ่นของโปรแกรมและช่วงทดลองใช้
หัวข้อที่มีชื่อว่า “1.4 รุ่นของโปรแกรมและช่วงทดลองใช้”Senfos มี 3 รุ่น ได้แก่ Express สำหรับร้านที่ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวและซื้อขายเป็นเงินสด Standard เพิ่มเครื่องลูกและงานเงินเชื่อ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และ Enterprise เพิ่มระบบหลายสาขาและรายงานวิเคราะห์ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันเสริม 7 ตัวที่ซื้อเพิ่มได้ เช่น โปรโมชัน บัตรเติมเงิน และสินค้าชั่งน้ำหนัก ตารางเทียบแบบเต็มอยู่ในเล่มกติกา บทที่ 6
ลูกค้าใหม่ ทดลองใช้ได้ฟรี 30 วัน ด้วยรุ่น Enterprise พร้อมฟังก์ชันเสริมทุกตัว โดยกดปุ่มทดลองใช้ในหน้าจอแรกหลังติดตั้ง ไม่ต้องติดต่อใคร เมื่อซื้อจริง ข้อมูลที่ป้อนไว้ระหว่างทดลองจะอยู่ครบทั้งหมด รายละเอียดอยู่ในบทที่ 6 เปิดใช้ license
1.5 คู่มือมี 4 เล่ม
หัวข้อที่มีชื่อว่า “1.5 คู่มือมี 4 เล่ม”คู่มือ Senfos แบ่งเป็น 4 เล่มตามผู้อ่าน แต่ละเล่มอ่านจบได้ในตัว และลิงก์ถึงกันเมื่อจำเป็น
| เล่ม | ผู้อ่านหลัก | อ่านเมื่อใด |
|---|---|---|
| เล่ม 1 ติดตั้งและตั้งค่าระบบ (เล่มนี้) | ผู้ติดตั้งและผู้ดูแลระบบของร้าน | ตอนเริ่มใช้ครั้งแรก และเมื่อต้องอัพเดทหรือย้ายเครื่อง |
| เล่ม 2 หน้าร้าน POS | แคชเชียร์และหัวหน้ากะ | ก่อนเข้ากะวันแรก และเมื่อพบสถานการณ์ที่ไม่แน่ใจ |
| เล่ม 3 หลังร้าน | เจ้าของร้าน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายบัญชี | เมื่อเริ่มทำงานประจำวันหลังตั้งค่าเสร็จ |
| เล่ม 4 กติกาและภาคผนวก | ทุกคนที่ต้องการรู้ว่าระบบคิดตัวเลขอย่างไร | เมื่อต้องการตรวจสอบยอดเงิน สต็อก คะแนน หรือหนี้ |
ลำดับที่แนะนำสำหรับร้านที่เพิ่งเริ่ม อ่านเล่มนี้ตั้งแต่บทที่ 1 ถึงบทที่ 15 ตามลำดับ ระหว่างทางโปรแกรมจะมี การ์ดเริ่มต้นใช้งาน บอกความคืบหน้าเป็นเปอร์เซ็นต์ และบทที่ 7 ถึงบทที่ 14 ของเล่มนี้เรียงตามขั้นในการ์ดนั้น หนึ่งบทต่อหนึ่งขั้น
1.6 คำศัพท์ที่ควรรู้ก่อนติดตั้ง
หัวข้อที่มีชื่อว่า “1.6 คำศัพท์ที่ควรรู้ก่อนติดตั้ง”| คำศัพท์ | ความหมาย |
|---|---|
| กิจการ | ร้านหรือบริษัทของคุณ ตามชื่อและเลขผู้เสียภาษีที่จดทะเบียนไว้ |
| สาขา | สถานที่ขายหนึ่งแห่ง ทุกร้านมีอย่างน้อย 1 สาขา คือสำนักงานใหญ่ |
| คลัง | ที่เก็บสินค้าภายในสาขา หนึ่งสาขามีได้หลายคลัง และสต็อกนับแยกรายคลัง |
| จุดขาย | เครื่องขายหน้าร้านหนึ่งเครื่อง แต่ละจุดขายมีรหัสและเลขที่บิลของตัวเอง |
| สิทธิ์ต่อเครื่อง | จำนวนเครื่องหลังร้าน จุดขาย และจอลูกค้าที่แต่ละสาขาใช้ได้ตาม license |
| license | สิทธิ์การใช้โปรแกรมของร้าน ผูกไว้กับเครื่องแม่ กำหนดรุ่น ฟังก์ชันเสริม จำนวนสาขา และจำนวนเครื่อง |
| ระยะรับประกัน (MA) | ช่วงเวลาที่สาขาได้รับบริการเพิ่มเติม มีผลกับการอัพเดทโปรแกรมและผู้ช่วย AI แต่ไม่มีผลกับการใช้งานตามปกติ |
คำศัพท์อื่นที่ใช้ในคู่มือทั้งชุดรวบรวมไว้ในภาคผนวก ฉ
อ่านต่อ: เตรียมเครื่องและอุปกรณ์ อธิบายว่าคอมพิวเตอร์แต่ละบทบาทควรมีคุณสมบัติอย่างไร อุปกรณ์ต่อพ่วงที่ใช้ได้ และข้อมูลที่ควรเตรียมไว้ก่อนเริ่มติดตั้ง