ฝั่งซื้อ: ใบเสนอซื้อ → ใบสั่งซื้อ → รับสินค้า — รับไม่ครบก็ไม่หลุด
Standard ขึ้นไป
ปัญหาที่ร้านเจอ: สั่ง 100 ส่งมา 60 อีก 40 ลืมตาม หรือคีย์รับของใหม่ทั้งใบ
Senfos ทำให้:
- สายเอกสาร ใบเสนอซื้อ (PR) → ใบสั่งซื้อ (PO) → ใบรับสินค้า กดปุ่ม “สร้างต่อ” บนเอกสารเดิม ข้อมูลไหลไปทั้งหมด
- รับสินค้าบางส่วนได้ — เลือกเฉพาะรายการที่มาถึง ระบบจำยอดค้างรับรายบรรทัด ดึงซ้ำไม่ได้; PO มีสถานะ ยังไม่รับ / รับบางส่วน / รับครบ และปุ่มปิด PO ค้างด้วยมือ
- ใบสั่งซื้อระบุสถานที่ส่งและวันนัดส่ง; ดึง ราคาซื้อล่าสุดของผู้จำหน่ายรายนั้น มาให้อัตโนมัติ
- ใบสั่งซื้อสร้างอัตโนมัติจากจุดสั่งซื้อ (Enterprise — ดูหน้าสต็อก)
- ใบรับสินค้าเลือกได้ว่าซื้อสดหรือซื้อเชื่อ; ซื้อเชื่อใส่เครดิตเทอม → ระบบคำนวณวันครบกำหนด (ค่าเริ่มต้นจากผู้จำหน่าย)
- ส่งคืนสินค้า / ใบลดหนี้ซื้อ และ ใบเพิ่มหนี้ ดึงรายการจากใบรับต้นทางทีละรายการ (กันคืนเกินที่รับ)
- ใบจ่ายเงินมัดจำ (มัดจำสินค้าไว้ก่อน) ตามด้วยการหักมัดจำตอนรับของ — ระบบตรวจให้ว่าฐาน VAT ตรงกัน
- ใบบันทึกค่าใช้จ่าย สำหรับรายจ่ายที่ไม่ใช่สินค้า (ค่าเช่า ค่าไฟ) ผูกรหัสค่าใช้จ่าย เข้ารายงานรายรับ-รายจ่าย — เพิ่ม/แก้รหัสค่าใช้จ่ายได้จากปุ่มบนหน้าเอกสารเลย ไม่ต้องไปหลังบ้าน
ฝั่งขาย: ใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → ใบกำกับ — ขายส่ง ขายเครดิต ออกบิลบางส่วน
Standard ขึ้นไป (ใบกำกับ/ขายสด/รับคืน = ทุกรุ่น)
- สายเอกสาร ใบเสนอราคา (QT) → ใบสั่งขาย (SO) → ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ออกบิลจาก SO บางส่วนได้ สถานะ ยังไม่ออกบิล / บางส่วน / ครบ
- ใบเสนอราคาติดตามสถานะได้ (รอสั่งซื้อ / สั่งแล้ว / ปฏิเสธ) กดเปลี่ยนจากแถบเครื่องมือไม่ต้องเข้าแก้ไข
- เลือกลูกค้าแล้วระบบดึง ระดับราคา (1–5) ส่วนลดประจำตัว และ ราคาที่เคยขายให้รายนี้ครั้งล่าสุด มาให้
- สลับ เงินสด / เงินเชื่อ บนเอกสารใบเดียวกัน; ขายเชื่อมีเครดิตเทอม วันครบกำหนด
- รับคืน / ใบลดหนี้ขาย และ ใบเพิ่มหนี้ จากใบกำกับต้นทาง รายรายการ; ติ๊กได้ว่ารายการไหนคืนเข้าสต็อก (ของเสียไม่คืน); เลือกวิธีหักหนี้: ยกไปหักตอนชำระ / หักจากใบเสร็จ / คืนเงินสด / คืนเช็ค
- ใบรับเงินมัดจำ พร้อมยอดมัดจำคงเหลือ; ใบบันทึกรายได้อื่น (เพิ่ม/แก้รหัสรายได้ได้จากหน้าเอกสารเช่นกัน)
- ส่วนลดหลายชั้นทั้งรายรายการและท้ายบิล เช่น
5%+3; สินค้าคุมซีเรียลป้อน S/N ต่อรายการ
เจ้าหนี้: รู้ว่าต้องจ่ายใคร เท่าไหร่ เมื่อไหร่
Standard ขึ้นไป
- ใบวางบิล (รับวางบิลจากผู้จำหน่าย) — ระบบคัดบิลค้างชำระของรายนั้นมาให้เลือก รวมใบลด/เพิ่มหนี้ที่รอหัก
- ใบจ่ายชำระหนี้ — เลือกหลายบิล ระบุยอดจ่ายรายบิล (จ่ายบางส่วนได้) เห็นยอดบิล / จ่ายแล้ว / ค้างชำระ ทันที
- ปุ่ม “ชำระหนี้” บนใบรับสินค้า — ซื้อสดเปิดหน้าชำระ ซื้อเชื่อสร้างใบจ่ายชำระหนี้ให้อัตโนมัติ
- สถานะต่อบิล: ยังไม่จ่าย / จ่ายบางส่วน / จ่ายครบ
- รายงานเจ้าหนี้ 4 ฉบับ: ยอดค้างชำระ ณ วันที่, เจ้าหนี้ถึงกำหนดชำระ, ความเคลื่อนไหวเจ้าหนี้ (เพิ่มหนี้/ลดหนี้/คงเหลือ), เงินมัดจำจ่ายคงเหลือ — ทุกฉบับออก Excel ดูรายสาขาหรือรวม
ลูกหนี้: วางบิลถูกวัน ตามหนี้ถูกคน
Standard ขึ้นไป
ปัญหาที่ร้านเจอ: ลูกค้าเครดิตหลายราย จำไม่ได้ว่ารายไหนวางบิลวันไหน เกินกำหนดไปแล้วกี่วัน
Senfos ทำให้:
- ตั้ง วันวางบิลได้ / วันรับเงินได้ และเครดิตเทอม รายลูกค้า
- ใบวางบิล ดึงใบกำกับค้างรับของลูกค้ารายนั้น เห็นวันครบกำหนด ยอดบิล รับแล้ว ค้างรับ
- ใบเสร็จรับเงิน อ้างใบวางบิล รับบางส่วนได้; ปุ่ม “รับชำระ” บนใบกำกับสร้างใบเสร็จให้อัตโนมัติ
- แท็บข้อมูลในใบกำกับแต่ละใบบอกเลยว่าอยู่ในใบวางบิลเลขที่ไหน ค้างรับเท่าไหร่ (สีแดง) ตัดด้วยใบเสร็จใบไหนบ้าง
- รายงานลูกหนี้ 4 ฉบับ: ยอดค้างชำระพร้อม อายุหนี้ (ยังไม่ถึงกำหนด / 1–30 / 31–60 / 61–90 / เกิน 90 วัน), ลูกหนี้ถึงกำหนดชำระ (บอกเกินกำหนดกี่วัน เงื่อนไขชำระ เลขใบวางบิล), ความเคลื่อนไหวลูกหนี้, เงินมัดจำรับคงเหลือ
เช็คและบัญชีธนาคาร
Standard ขึ้นไป
- ทะเบียนเช็ครับ / เช็คจ่าย แยกกัน ค้นตามช่วงวันที่ สาขา
- เช็ค 1 ใบตัดได้หลายบิล — ระบบจำมูลค่าเช็คคงเหลือ เลือกบิลจากหลายประเภทเอกสาร
- เช็คลงวันที่ล่วงหน้า: บันทึกวันที่หน้าเช็ค แยกจากวันที่รับ/จ่าย/นำฝาก/เช็คผ่าน พร้อมธนาคารผู้สั่งจ่ายและบัญชีที่นำฝาก
- สร้างเช็คจากหน้าชำระเงินของเอกสารได้ทันที ตัดบิลนั้นให้อัตโนมัติ; แก้เลขที่/วันที่/ยอดเช็คภายหลังได้
- ทะเบียนบัญชีธนาคาร (กระแส/ออมทรัพย์/ฝากประจำ) และ ตั้งค่าพร้อมเพย์ (Credit Transfer / Bill Payment) ระบุสาขาที่ใช้ — ใช้กับ QR หน้าร้าน
- ช่องทางชำระในเอกสาร: เงินสด / บัตรเครดิต / โอน / เช็ค / ค่าธรรมเนียม / ภาษีหัก ณ ที่จ่าย / อื่น ๆ — หลายรายการต่อบิล
ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับ — ตรงตามที่สรรพากรต้องการ
ทุกรุ่น
- VAT ต่อเอกสารเลือกได้: ราคารวม VAT / แยก VAT / ไม่มี VAT; ค่าเริ่มต้นทั้งระบบ และตั้งรายผู้จำหน่ายได้
- ในบิลเดียวมีทั้งรายการที่คิด VAT และไม่คิด VAT ได้ ส่วนลดท้ายบิลเฉลี่ยตามสัดส่วนให้ถูกต้อง
- ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปมี เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก + สำนักงานใหญ่/สาขาที่ ตามประกาศฯ ทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ
- ลูกค้ารายเดียวมี ที่อยู่ออกใบกำกับหลายชุด และหลายสาขา ตั้งค่าเริ่มต้นได้; ผู้จำหน่ายหลายสาขาเช่นกัน
- ร้านที่ออกใบกำกับด้วยที่อยู่สำนักงานใหญ่แทนสาขา ตั้งได้ต่อสาขา
- รายงานภาษีซื้อ / รายงานภาษีขาย ตามแบบฟอร์มสรรพากร (ลำดับ วันที่ เลขที่ใบกำกับ ชื่อผู้ซื้อ/ผู้ขาย สนญ./สาขา เลขผู้เสียภาษี มูลค่า ภาษี) พิมพ์/PDF
- จำนวนเงินเป็นตัวอักษรทั้งไทยและอังกฤษบนฟอร์ม
ฟอร์มเอกสาร — แก้เองได้ทุกใบ ไม่ต้องจ้างเขียน
ทุกรุ่น
ปัญหาที่ร้านเจอ: อยากย้ายโลโก้ เพิ่มช่องลายเซ็น เปลี่ยนคำ ต้องรอผู้ขายโปรแกรมทำให้
Senfos ทำให้:
- ทุกเอกสารมีฟอร์มมาตรฐานมาให้พร้อมใช้; คัดลอกเป็นฟอร์มของร้าน แล้วแก้ด้วยตัวออกแบบในโปรแกรม (FastReport Designer) บันทึกเก็บในระบบ ใช้ได้ทุกเครื่อง
- พรีวิวฟอร์มด้วยเอกสารจริงที่เลือกเอง ก่อนนำไปใช้
- ผูกฟอร์มหลายแบบกับเล่มเดียว (ใบส่งของ / ใบกำกับ / ต้นฉบับ-สำเนา) เลือกตอนพิมพ์; พิมพ์หลายใบพร้อมกันจากหน้ารายการ
- เอกสารที่ยกเลิกพิมพ์ออกมามีลายน้ำ “ยกเลิก” อัตโนมัติ; จำกัดจำนวนครั้งที่พิมพ์ได้ (ครบโควตาแล้วผู้มีสิทธิ์แอดมินป้อนรหัสอนุมัติพิมพ์เพิ่มได้ที่หน้างาน) / พิมพ์ได้เฉพาะเอกสารที่ยืนยันแล้ว
เล่มเอกสารและเลขที่ — ตั้งครั้งเดียว รันเองทุกสาขา
ทุกรุ่น
- ประเภทเดียวมีได้หลายเล่ม (เช่น ใบกำกับ เล่ม A / เล่ม B) ตั้งชื่อไทย/อังกฤษเอง
- ตัวช่วยสร้างรูปแบบเลขที่: อักษรนำ + ปี (พ.ศ./ค.ศ.) + เดือน + เลขรัน 3–6 หลัก; เลขรันแยกรายสาขา รีเซ็ตอัตโนมัติเมื่อขึ้นปี/เดือนใหม่ ข้ามเลขซ้ำให้เอง
- กำหนดได้ว่าเล่มนี้ใช้ที่สาขาไหนบ้าง; อนุญาต/ไม่อนุญาตแก้เลขที่เอง
- ป้ายสี ติดเอกสาร (ตั้งชื่อ/สีเอง) ไว้คัดงาน เช่น “รอเก็บเงิน” “ส่งแล้ว”
- สิทธิ์แยกรายประเภทเอกสาร เพิ่ม/แก้/ลบ/พิมพ์/ยืนยัน/ยกเลิก/ชำระเงิน/ติดป้าย; ประวัติรายเอกสาร ใครสร้าง แก้ ยืนยัน ยกเลิก เมื่อไหร่ ที่สาขาไหน
- หน้ารายการเอกสารทุกประเภทหน้าตาเดียวกัน: ค้นด้วยเลขที่ ชื่อคู่ค้า โทร รหัสสินค้า เลขอ้างอิง; กรองวันที่ สาขา สถานะ; จุดสีบอกสถานะ
- คัดลอกเอกสารข้ามประเภท (เช่น ใบสั่งซื้อ → ใบตรวจนับ, ใบกำกับ → ใบเสนอราคา) และ นำเข้ารายการจาก Excel ด้วยบาร์โค้ด เข้าเอกสารใดก็ได้
ทะเบียนคู่ค้า
ทุกรุ่น
- ผู้จำหน่าย: ชื่อย่อ/ชื่อเต็มใบกำกับ ผู้ติดต่อ ที่อยู่ (ตำบล/อำเภอ/จังหวัด/ไปรษณีย์) บุคคล/นิติบุคคล เลขผู้เสียภาษี ประเภท VAT เงื่อนไขชำระ เครดิตเทอม ระยะเวลารอของ ส่วนลดประจำ หลายสาขา
- ลูกค้า: เพิ่ม พนักงานผู้ดูแล ระดับราคา ส่วนลด วันวางบิล/รับเงิน ที่อยู่ออกใบกำกับหลายชุด ผู้ติดต่อหลายคน และข้อมูลสมาชิกในหน้าเดียว
- กลุ่มผู้จำหน่าย/กลุ่มลูกค้า/เงื่อนไขชำระ เป็นรายการที่ร้านเพิ่มเองได้
- นำเข้าจาก Excel/CSV (ซ้ำ = อัปเดต)
- ประวัติการซื้อของลูกค้า ครบ 3 มุมในหน้าเดียว: ยอดซื้อ/แต้มรายวัน · รายบิล (จัดกลุ่มตามเลขที่บิล เห็นยอดสุทธิต่อบิล + ยอดรวมท้ายตาราง) · รายสินค้าที่เคยซื้อ — เลือกช่วงวันที่ได้ เปิดจากหน้าลูกค้าหรือคลิกขวาจากหน้ารายการ
- ประวัติการซื้อจากผู้จำหน่าย: สินค้าที่เคยซื้อจากเจ้านั้น พร้อมราคาซื้อล่าสุดและใบรับของ คลิกเปิดเอกสารได้
- ที่หน้าสินค้า คลิกขวาดูประวัติทั้งฝั่งซื้อและฝั่งขายของสินค้าตัวนั้น จากเอกสารจริงและบิลหน้าร้านจริง
สิ่งที่ควรรู้ก่อน
- ชุดเอกสารจัดซื้อ / ใบวางบิล / ใบเสร็จ / ใบเสนอราคา / ใบสั่งขาย / มัดจำ / เช็ค มีใน Standard และ Enterprise — Express มีเฉพาะ รับสินค้า (ซื้อสด), ขาย/ใบกำกับ, รับคืน/ลดหนี้, ค่าใช้จ่าย/รายได้อื่น
- เป็นระบบเอกสารการค้าและลูกหนี้-เจ้าหนี้ ไม่ใช่โปรแกรมบัญชีแยกประเภท (ไม่มีผังบัญชี/งบการเงิน) — ส่งรายงานให้สำนักงานบัญชีเป็น Excel/PDF ได้
- ใบกำกับภาษีเป็นแบบกระดาษ ยังไม่มี e-Tax Invoice
- ภาษีหัก ณ ที่จ่ายบันทึกเป็นรายการชำระได้ แต่ยังไม่พิมพ์หนังสือรับรอง 50 ทวิ
FAQ
- ของมาไม่ครบตาม PO? — รับเท่าที่มา ระบบจำยอดค้างรับ มาอีกรอบก็ดึงจาก PO เดิมต่อ
- ลูกค้าจ่ายเช็คใบเดียวหลายบิล? — ได้ ระบบตัดทีละบิลจนครบมูลค่าเช็ค
- อยากแก้ฟอร์มใบกำกับเอง? — คัดลอกฟอร์มมาตรฐานแล้วแก้ด้วยตัวออกแบบในโปรแกรม
- หลายสาขาเลขที่เอกสารชนกันไหม? — ไม่ชน เลขรันแยกรายสาขา ใส่รหัสสาขานำหน้าได้
- ส่งให้บัญชี? — รายงานภาษีซื้อ/ขาย รายงานลูกหนี้-เจ้าหนี้ ออก Excel/PDF